Vertrouwen bouwen: Alleen buiten onze comfortzone kunnen we groeien.

Onlangs heeft Nieuwe Tijd Business samen met Astrid Buis een mooie Ronde Tafel Bijeenkomst gehouden met managers uit de zorg over het thema ‘Werken vanuit vertrouwen.’

Vragen die speelden bij deelnemers waren:

1. Hoe behoud ik als leidinggevende het overzicht en feeling met mijn medewerkers als mijn medewerkers zelfsturend zijn en mijn span of control groeit?
2. Hoe behoud ik zowel intern als extern het vertrouwen van mensen dat ik met de juiste zaken bezig ben, juist als ik voorop loop in mijn manier van werken?

Hoe om te gaan met een groeiende span of control en afstand naar medewerkers?

In veel organisaties vervallen managementlagen, waardoor de span of control van leidinggevenden groeit. Dat tezamen met de beweging naar zelfsturing, zorgt ervoor dat de afstand naar medewerkers groter wordt. Hoe ga je als leidinggevenden hiermee om en hoe houd je feeling met medewerkers? Continue is het zoeken naar een juiste balans in loslaten en sturen. Waar stuur je nog wel op en waar niet? En wat moet je vooral maar loslaten?

Tijdens de Ronde Tafel kwamen we tot de volgende bevindingen:

• Als leidinggevende geef je heldere kaders, zodat medewerkers weten waarover ze wel en niet kunnen beslissen en wat er van hen gevraagd wordt.
• Zowel leidinggevenden als medewerkers bevinden zich in een nieuwe rol, waarin ze ‘moeten’ groeien en dat vraagt om regelmatige afstemming. Afstemming over ‘Wat gaat goed en wat beter kan, maar ook over de verwachtingen, behoeftes en onbewuste aannames die je over een weer hebt.’
• Leidinggevenden hebben hierin anders te sturen; meer op teams dan op individuen. Mensen in de teams ‘moeten’ elkaar scherp houden op de te behalen doelen en elkaar aanspreken als zaken niet goed lopen. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid geworden, voor de resultaten en dus ook voor het elkaar aanspreken (zie de piramide van Lencioni).

Feedback is een hulpmiddel om te groeien met elkaar

We merken dat mensen het spannend vinden om elkaar aan te spreken en dat ze nog vaak met een schuin oog naar hun leidinggevende kijken. Ze hebben vaak het idee dat ze elkaar afvallen. Naar ons idee val je elkaar juist af wanneer je elkaar niet aanspreekt! Feedback is immers een hulpmiddel om samen te kunnen groeien. Bovendien weet je wat je aan elkaar hebt als je open en kritisch durft te zijn en dat geeft weer vertrouwen. En vertrouwen is de basis van iedere relatie.

Buiten onze comfortzone kunnen we groeien

Een verhaal dat hier perfect bij past, gaat over hoe het groeiproces van een kreeft verloopt. Een kreeft heeft een hard pantser, maar van binnen is hij zacht en kwetsbaar. En naarmate een kreeft groeit, wordt zijn pantser te klein en wordt het op een gegeven moment oncomfortabel. Dát is het moment dat de kreeft zich onder een steen verstopt en zijn pantser af doet en een nieuw pantser ontwikkelt dat weer goed past. En zo gaat het zijn hele leven door. De kreeft groeit dus door gehoor te geven aan zijn oncomfortabele gevoel. Hij gaat het niet uit weg, maar neemt actie! Als teamleden buiten hun comfortzone durven te stappen, zullen ze zelf en met elkaar groeien. En zal het ook steeds makkelijker worden om elkaar aan te spreken, omdat het vertrouwen groeit en daarmee ook de comfortzone.

Het vraagt lef om te werken aan vertrouwen binnen relaties

De tweede vraag in de Ronde Tafel bracht ook een interessant gesprek over relaties aangaan en de rol van communicatie en vertrouwen hierin. In deze tijd van bezuinigingen is het belangrijker dan ooit dat partijen als zorginstellingen, gemeentes en bijvoorbeeld inspecties echt gaan samenwerken om zodoende tot creatieve oplossingen te komen. We bespraken praktijkvoorbeelden die lieten zien dat deze creatieve oplossingen mogelijk zijn, maar dat vaak het onderlinge vertrouwen nog onvoldoende aanwezig is.

Wanneer partijen de handen écht ineen slaan en handelen vanuit een gezamenlijk belang (de klant zo effectief en efficiënt mogelijk bedienen) dan ben je geen concurrent of tegenpartij, maar elkaars partner! Vanuit partnership kun je bergen verzetten en maatwerk leveren, waardoor klanten goed en vaak zelfs beter bediend worden. Het klinkt ideaal en dat is het ook, want het is mogelijk! En ja, daarvoor moeten nog wel de nodige hobbels genomen worden, vooral op het gebied van vertrouwen en vanuit dat vertrouwen gezamenlijk leren en werken.

Wil je vertrouwen ontvangen, begin dan met het te geven

En die hobbels kun je nemen wanneer je het gesprek met elkaar aangaat en blijft aangaan, ook als het even tegen zit. Blijf elkaar bevragen en onderzoek elkaars behoeften en aannames. Want we zijn snel geneigd zaken in te vullen en dat bevordert het onderlinge contact niet. Het vraagt een duidelijke positieve intentie en lef om er samen uit te komen (zie de kenmerken van vertrouwen)! En daarbij moet er altijd iemand de eerste zijn om de handen ineen te willen slaan, het gesprek te openen en zich kwetsbaar op te stellen. Wacht niet op de ander en zet de eerste stap en je zult verder komen dan je ooit had bedacht!

Partijen staan vaak tegenover elkaar, terwijl ze elkaar harder dan ooit nodig hebben

Partijen staan veelal recht tegenover elkaar, omdat iedere partij zijn belang verdedigt en denkt in te leveren als ze dat niet doet. Veel partijen lopen vast in dit paradigma en bereiken daardoor niet de beste oplossing. Creatieve oplossingen ontstaan buiten de kaders, dus wanneer partijen naast elkaar gaan staan en handelen vanuit een gezamenlijk belang. Oplossingen pakken dan voor iedereen vaak zelfs beter uit! Het gaat erom dat we niet handelen vanuit angst, angst voor kwetsbaarheid of tekort komen, maar dat we blijven vertrouwen in onszelf en elkaar.

Meer weten en aan de slag op met het bouwen aan vertrouwen? Neem contact op met Diana Verbeek  of met Astrid Buis  

Aan de slag met een Ronde tafel Zorg en Welzijn: meer lezen!