De aanbesteding analyseren is nog niet altijd vanzelfsprekend. Veel zorg- en welzijnsorganisaties gaan gelijk met de inschrijving aan de slag. Het komt heel vaak voor dat er niet bewust wordt gekozen om mee te doen. De organisatie is dan zó verbonden met het werkgebied en de klanten, dat niet meedoen geen optie lijkt. Heel begrijpelijk, maar meer kosten dan omzet is zeker weten ook een doodlopende weg.

Door niet of te oppervlakkig stil te staan bij de analyse van de aanbesteding worden er grote risico’s genomen en kansen gemist. Voorbeelden hiervan zijn inschrijven met een lager tarief dan de kostprijzen en inschrijvingen die in samenwerking moeten worden gedaan.

Inschrijven tegen te lage prijzen kan tot een faillissement leiden. En het onvoldoende inspelen op de vragen, eisen (bijvoorbeeld een samenwerking) en knelpunten van de gemeente kan een gunning door de gemeente in de weg staan. 

Daarentegen kan een goede analyse input bieden voor de vragenrondes die bij de aanbesteding horen en zorgen voor de juiste inschrijving.

Het is bekend dat een reële analyse met een goede vraag of goed voorstel regelmatig leidt tot bijstelling van de inkoopvoorwaarden door de gemeente. 

De aanbesteding analyseren is een must 

Onderstaande vragen helpen bij het starten van een gedegen analyse:

• Wat vraagt de gemeente nu precies van onze organisatie?
• Past dit bij onze visie en doelstellingen?
• Past dit bij onze bestaande praktijk en kostprijzen?
• Wat is onze positie t.o.v. de concurrentie en in de keten van zorg en welzijn?
• Kunnen we volwaardig meedingen (winnen)?
• Wat zijn de prijsaspecten en hoe verhouden deze zich tot onze kostprijzen?
• Doen we (zelfstandig) mee of in een samenwerkingsverband?
• Met welke diensten schrijven we in?

Leg de conclusies en de samenvatting voor aan de directie en/of het managementteam. Vraag en/of neem altijd een besluit over iedere inschrijving.

En onthoud! Soms is niet meedoen de beste optie.

Meer weten over de organisatie en inhoud van een gemeentelijke aanbesteding? Kom dan naar onze trainingen: lees verder

Neem dan vrijblijvend contact op met Astrid Buis.