Zak niet weg in het moeras van de bureaucratie, maar start met ordenen en organiseren van de inschrijving!
Doe mee aan de training: leren organiseren: klik hier!
De uitvraag van de aanbesteding is binnen, dus ‘even’ de documenten van Tenderned of de mail downloaden en daar zit je dan met zomaar vijf tot tien bestanden en honderden pagina’s aan leeswerk voor één inschrijving op een aanbesteding.
Immers jij en jouw organisatie willen toch gewoon een contract om die goede begeleiding, de juiste zorg of dat mooie dagbestedingsproject blijvend waar te kunnen maken?
Vijf tips voor de juiste voorbereiding bij een aanbesteding Wmo, Jeugdwet of….
Tip 1: Orden de inkoopdocumenten en de bijlagen, voordat je ze heel goed gelezen hebt. Maak een (gezamenlijke) werkmap voor de aanbesteding aan, met daarin de volgende mappen:
- Correspondentie
- Stukken van de gemeente, zorgverzekeraar of andere aanbestedende dienst
- Concepten
- Definitieve en officiële stukken
- Planning
Tip 2: Stel een concept actielijst op, waarin alle in te leveren officiële documenten en teksten als actie zijn opgenomen.
Tip 3: Tijdens de kick-off bespreek je de actielijst, stel je de taakverdeling vast en maak je de werkafspraken. Neem de tijd om de taakverdeling te bespreken en vast te stellen zodat een ieder zich kan verbinden aan de werkzaamheden. Zo zijn de werkzaamheden voor de inschrijving op een Wmo aanbesteding goed te overzien en valt de hoeveelheid werk vaak reuze mee.
Tip 4: Analyseer het inkoopdocument Wmo of Jeugdwet. Waarom willen jullie meedoen en wat wordt de koers voor de inschrijving?
Tip 5: Geef iemand de leiding over het bijhouden van de planning. Doe je de aanbesteding alleen? Maak dan tijd om de planning bij te werken.
Begeleiding bij aanbesteding
Bij BUIS begeleiden we vaak klanten die zelf een inschrijving op aanbesteding willen organiseren en uitvoeren. We hebben daarvoor een speciale tool ontwikkeld: WELZO ‘Succesvol inschrijven in zorg en welzijn met minder werk en minder stress’. Een gedetailleerd stappenplan voor planning, acties, analyse en vragen aan de gemeente bij het inschrijven op de aanbesteding in de Wmo, Wlz, Zvw of Jeugdwet.
Tijd investeren in de organisatie en analyse!!!
Het is voor iedereen altijd wennen om de planning van de inschrijving helemaal uit te schrijven. Maar het is heel bijzonder om te zien hoe onze klanten jaren lang met deze tool blijven werken. En of ze nu achtduizend of acht medewerkers hebben, uiteindelijk zijn ze blijvend tevreden met tijdsbesparing die een dergelijke manier van voorbereiden van de aanbesteding oplevert. Zelfs ZZP’ers maken gebruik van WELZO.
Het leren organiseren van aanbestedingen is vaak onderdeel van onze opdrachten. Een bijeenkomst waarin we ervaringen uitwisselen over het organiseren en het maken van werkafspraken is zo’n gewaardeerd onderdeel dat klanten dit vaak als aparte dienst voor regio’s of andere afdelingen inkopen. Natuurlijk zijn jullie welkom op ons heerlijke kantoor in Rotterdam met uitzicht over de Nieuwe Maas, de stad Rotterdam, dichtbij het OV en het Brienenoordeiland (Zuid-Hollands landschap) op 50 meter afstand.
Wil jij zo’n bijeenkomst bij jou in de organisatie of doe gelijk al mee!
Zak niet weg in het moeras van de bureaucratie, maar start met ordenen en organiseren van de inschrijving!
Doe mee aan de training: leren organiseren: klik hier!
Interesse in zo’n bijeenkomst? Neem dan nu contact op!
Meer weten? Mail of bel op 06-51603085 met Astrid Buis
Goed organiseren van een aanbesteding in de Wmo en Jeugdwet scheelt bergen werk en stress, en geeft meer resultaat.
